A nota fiscal do aluguel é do proprietário, não da imobiliária. A imobiliária emite só a nota da própria remuneração. Mas ela pode emitir a do aluguel em nome do proprietário, e quem tiver autorização e acesso técnico resolvidos antes de dezembro chega ao fim do ano sem correria.
Texto da equipe Apresenta.me. Revisão jurídica: Marcos Claudino, advogado tributarista (OAB/SC 22.789) [revisão pendente].
Em resumo: a nota fiscal do aluguel é do proprietário (locador), não da imobiliária. A imobiliária emite apenas a nota da própria remuneração: taxa de administração e comissão. Na locação, a NFS-e passa a ser obrigatória em 1º/12/2026 para pessoa jurídica fora do Simples e em 1º/01/2027 para optantes do Simples. Pessoa física só emite se, no ano anterior, recebeu mais de R$ 240 mil de aluguel e alugou mais de 3 imóveis distintos, os dois critérios juntos. A imobiliária pode emitir em nome do proprietário, desde que tenha autorização formal e acesso técnico ao emissor, hoje atrelado ao certificado digital do próprio contribuinte. No Apresenta.me, aluguel, taxa de administração e repasse ficam separados em cada contrato e no extrato do proprietário.
Quem emite a nota fiscal do aluguel
A nota do aluguel é do locador. Quem aluga o imóvel presta o serviço de locação e, sendo contribuinte do IBS e da CBS, é quem emite a NFS-e dessa operação. A imobiliária é outra operação: ela emite a nota da própria remuneração, que é a taxa de administração ou a comissão.
Na prática, o boleto do inquilino carrega três coisas: o aluguel (receita do proprietário), a taxa (receita da imobiliária) e os reembolsos, como condomínio e IPTU. Cada uma tem o seu tratamento fiscal. Misturar tudo num valor só, no boleto ou no extrato, abre espaço para o fiscal tratar como receita da imobiliária o dinheiro que é de terceiro.
Quais proprietários precisam emitir a nota
A obrigação acompanha quem é contribuinte do IBS e da CBS. Para a pessoa física, a LC 214/2025 (art. 251) usa dois critérios que valem ao mesmo tempo.
- Pessoa jurídica fora do Simples (empresa, holding patrimonial): é contribuinte de IBS/CBS em qualquer volume. NFS-e do aluguel a partir de 1º/12/2026.
- Pessoa jurídica optante do Simples: é contribuinte, mas a lei do Simples veda a locação de imóveis próprios (LC 123/2006, art. 17). NFS-e do aluguel a partir de 1º/01/2027.
- Pessoa física com mais de R$ 240 mil de aluguel no ano anterior e mais de 3 imóveis distintos: é contribuinte. NFS-e do aluguel a partir de 1º/01/2027
- Pessoa física que passa de R$ 288 mil no ano corrente (120% do limite), com mais de 3 imóveis: é contribuinte já no próprio ano. NFS-e do aluguel a partir de 1º/01/2027
- Pessoa física abaixo de qualquer um dos dois critérios: não é contribuinte e segue só com o Imposto de Renda. Sem NFS-e.
O limite de R$ 240 mil é corrigido pelo IPCA. Três exemplos ilustrativos mostram como os critérios se combinam:
- R$ 400 mil por ano, 3 imóveis: não é contribuinte. A receita passou do limite, mas falta o quarto imóvel.
- R$ 200 mil por ano, 5 imóveis: não é contribuinte. Tem imóveis de sobra, mas a receita ficou abaixo.
- R$ 300 mil por ano, 4 imóveis: é contribuinte. Os dois critérios foram atingidos.
Dois cuidados para a imobiliária. A imobiliária só enxerga os imóveis que administra: o proprietário pode ter dois com você e dois com outra imobiliária e já estar enquadrado. E o conceito de "imóveis distintos" ainda depende de regulamentação, com a vaga de garagem de matrícula própria como ponto de risco.
Desde quando a nota de locação é obrigatória
O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, fixou as datas em que a NFS-e passa a exigir os campos de IBS e CBS:
- 1º/10/2026: NFS-e com IBS/CBS para serviços sujeitos ao ISS em geral. Afeta a comissão e a taxa de administração da imobiliária fora do Simples.
- 1º/12/2026: NFS-e de locação, cessão onerosa e arrendamento de imóveis. Afeta o proprietário pessoa jurídica fora do Simples.
- 1º/01/2027: todos os documentos. Afeta os optantes do Simples Nacional.
Em 2026 o IBS e a CBS são apenas destacados na nota, sem cobrança para quem cumpre as obrigações acessórias. A CBS passa a ser cobrada em 2027. Até 31/12/2026, uma nota sem os campos ainda é autorizada, mas autorizada não é regular: a flexibilização adia a rejeição, não a obrigação.
Outra mudança relevante: a locação passa a ser registrada na NFS-e Nacional, e notas de locação emitidas por sistemas municipais tendem a ser rejeitadas.
Como a imobiliária emite a nota em nome do proprietário
Pode a imobiliária emitir a nota em nome do proprietário? Pode.
Em janeiro de 2026, o Ministério da Fazenda indicou que a imobiliária pode emitir a nota em nome do locador. A obrigação continua sendo do proprietário; a imobiliária apenas opera a emissão. Para isso funcionar, são dois requisitos:
- Autorização formal. Uma cláusula no contrato de administração, ou uma procuração, deixando claro que a imobiliária emite a nota por conta do locador e quem responde pelos dados.
- Acesso técnico. Hoje, a integração por API com a NFS-e Nacional depende do certificado digital do próprio contribuinte. A procuração eletrônica no Emissor Nacional está em teste, sem data de liberação.
Na prática, sem o certificado do proprietário ou a procuração eletrônica, a emissão automática não acontece. E guardar certificado digital de terceiros exige regra clara de uso, prazo e responsabilidade, por escrito.
O que muda na nota da própria imobiliária
A nota da taxa de administração e da comissão é outra conversa, e ela já começou. Fora do Simples, os campos de IBS e CBS passam a ser exigidos desde 1º/10/2026. Para optantes do Simples, a data é 1º/01/2027.
A imobiliária é tributada sobre a remuneração dela, não sobre o aluguel inteiro que passa pela conta. Numa taxa de 10% sobre um aluguel de R$ 2.000, a base é de R$ 200, e o imposto estimado fica em R$ 28 por mês (alíquota de referência estimada em 28%, com redução de 50% para administração de imóveis). Os cálculos completos estão em Reforma tributária no mercado imobiliário.
O que fazer agora
- Mapear os proprietários por perfil: pessoa jurídica, pessoa física que pode estar enquadrada e pessoa física comum.
- Perguntar o total de imóveis alugados, inclusive em outras imobiliárias, aos proprietários que podem passar de três.
- Prever a emissão no contrato de administração, com cláusula ou aditivo de autorização para emitir em nome do locador.
- Definir como o acesso técnico será dado: certificado digital do proprietário ou procuração eletrônica, quando liberada.
- Separar aluguel, taxa e repasse no boleto e no extrato, para cada documento fiscal ter a sua base.
Um limite importante: a imobiliária informa, mas não dá parecer. Dizer a um proprietário específico se ele é ou não contribuinte é análise tributária individual e cabe ao contador ou advogado dele. Esse limite também protege a imobiliária.
Como fazer isso no Apresenta.me
A parte da operação que depende de separar valores fica dentro do contrato.
- Contrato de locação: registra aluguel, taxa de administração, proprietários e inquilinos, com o repasse configurado no próprio contrato e cláusulas personalizadas.
- Extrato por proprietário: mostra aluguel, taxa e repasse em linhas separadas, que é o documento que responde ao proprietário antes de ele ligar.
- Nota da comissão: depois que a fatura é paga, a nota fica pronta para emitir, com certificado A1, alíquota e inscrição municipal configurados uma única vez.
- DIMOB: o arquivo é gerado a partir dos contratos marcados, no formato exigido pela Receita.
Quem é contribuinte e a parametrização fiscal continuam com o contador; o sistema organiza os dados que ele vai usar. Veja a gestão de locação de imóveis e a gestão financeira para imobiliária.
